Registros vitales de Maryland

El Gobierno del Estado de Maryland, a través de la División de Registros Vitales (DVR) adjunta al Departamento de Salud de Maryland (MDH) emite copias certificadas de actas de nacimiento, defunción, defunción fetal y matrimonio para eventos que ocurren en Maryland. También proporciona verificaciones de divorcio e información sobre procedimientos para registrar una adopción, adopciones extranjeras y legitimación.

Datos de contacto

Departamento de salud de Maryland
División de Registros Vitales
https://health.maryland.gov/vsa/pages/dvr.aspx
201 W. Preston Street, Baltimore, MD 21201-2399
(410)767-6500 o 1-877-463-3464

Solicitud de certificados

La solicitud de certificados puede realizarse a través de correo postal o en línea.

• Para ordenar por correo postal es necesario descargar y diligenciar la solicitud; cada solicitud tiene un formato diferente y exige la entrega de documentos específicos de acuerdo con el tipo de requerimiento. Una vez se haya diligenciado la solicitud, esta debe enviarse junto con las fotocopias de la documentación exigida, el comprobante de pago de la tarifa estipulada y un sobre con estampilla y su dirección a Division of Vital Records, PO Box 68760, Baltimore, MD 21215-0036. Cuando la solicitud se hace por correo postal no está disponible la opción de envío acelerado, por lo que deberá esperar los días hábiles indicados en la página web, los cuales conocerá cuando ingrese el número de solicitud para hacer seguimiento a su pedido.

• Para ordenar en línea debe ingresar a VitalChek, un portal en el que de manera rápida y conveniente puede pedir los certificados de  registros vitales emitidos por el gobierno. El trámite por este medio toma menos de 10 minutos. A través de VitalChek puede acceder a registros vitales no solo de Maryland, teniendo en cuenta que este portal tiene convenios con más de 300 gobiernos estatales y locales en todo Estados Unidos.

Información importante para la solicitud de cualquier certificado

Requisitos generales. Para pedir cualquier registro vital el evento (nacimiento, muerte, matrimonio o divorcio) debe haber ocurrido en Maryland. El solicitante debe presentar una identificación con fotografía válida, vigente, emitida por el gobierno, que muestre las fechas de emisión y de vencimiento. Los solicitantes que no puedan proporcionar una identificación con foto válida deben proporcionar dos piezas diferentes de documentación alternativa, indicadas en los Documentos de Verificación de Identidad que se mencionarán más adelante.

Para certificar la pertenencia al estado de Maryland, al menos uno de estos documentos debe contener la dirección postal actual del solicitante:

• Matrícula actual del auto
• Extracto de cuenta bancaria
• Carta de una agencia gubernamental solicitando un registro vital
• Contrato de arrendamiento/alquiler
• Factura de servicios públicos con dirección actual
• Copia de la declaración de impuestos sobre la renta

Validez. Un acta de nacimiento, defunción, matrimonio o divorcio tramitada a través de la División de Registros Vitales (DVR) es un documento certificado, es decir, emitido por el registrador y reconocido por el gobierno. Esto, a menos de que lo solicitado sea una copia informativa o tenga el objetivo de volverse un recuerdo o reliquia familiar.

El documento certificado incluye un sello en relieve, impreso o multicolor del registrador, la firma del registrador y la fecha en que se presentó el certificado en la oficina de registro. En cualquier caso, se trata de una copia certificada y generalmente se acepta como prueba de ciudadanía o requisito para obtener un pasaporte, renovar una licencia de conducir, entre otros.

Personas que pueden hacer el trámite. Según el tipo de certificado, este se tramita directamente o mediante terceros. Así, la solicitud de actas de matrimonio y de divorcio por lo general se hace a título personal, mientras que las actas de nacimiento o de defunción solo se proporcionan a los miembros de la familia inmediata del titular. Cuando se hace el pedido a través de la página web, en la pantalla «Información importante de la agencia» hay datos acerca de quién puede ordenar el documento de interés; estos datos son específicos para el certificado que se está solicitando.

Por lo anterior, antes de ordenar un certificado es importante tener toda la documentación e información requerida por la DVR. Si el trámite se realiza en línea, durante el proceso se presentan requisitos específicos, los cuales se muestran después de ingresar algunos datos iniciales como la fecha del evento, la ciudad donde tuvo lugar y el nombre de la persona en el certificado. Estos requisitos están marcados como «requeridos». Si no se tiene toda la información «requerida”, es aconsejable asistir a la oficina de la DVR responsable del certificado y discutir la situación en persona.

Documentos de Verificación de Identidad. Para ayudar a garantizar la seguridad en la emisión de las actas certificadas y para verificar la identidad de la persona que solicita dichos documentos, en algunos casos se requiere cierta información adicional, la cual se solicita a través de Documentos de Verificación de Identidad. Tal información puede ser:

• Una identificación actual con foto emitida por el gobierno de EE. UU. o por el estado (como una licencia de conducir válida, pasaporte, identificación militar, etc.). Si se permiten formas alternativas de identificación, se anotarán en el formulario de Documento de Verificación de Identidad.
• Documentación que demuestre la relación entre el solicitante con la persona que aparece en el acta (es decir, si se solicita el certificado de nacimiento de un cónyuge, es posible que se requiera una copia certificada del registro de matrimonio).
• Una declaración notariada de identidad y/o reconocimiento.

El Documento de Verificación de Identidad incluye detalles completos sobre la documentación exacta requerida para la solicitud, incluido cómo enviar los archivos para completar el pedido.

Certificados de registros vitales

Los registros vitales emitidos por la DVR son: Verificación de divorcio, certificado de matrimonio, certificado de nacimiento y certificado de defunción.

Verificación de divorcio

Este documento es un acta que certifica un divorcio o la anulación de una sociedad conyugal, pero no constituye una sentencia de divorcio. La DVR verifica divorcios y anulaciones que ocurrieron a partir del 1 de enero de 1992. El formulario de Verificación de Divorcio aceptado por ciertas agencias que buscan prueba de divorcio o anulación incluye los nombres de las personas divorciadas, el condado donde se produjo el divorcio, la fecha de la sentencia y el tipo de acción de divorcio.

A junio de 2022, si la solicitud se hace mediante el sistema VitalChek, el tiempo de procesamiento por entrega rápida a través de la agencia de correo UPS es de 5 a 7 días laborales; por correo regular a través del United States Postal Service es de 10 a 12 días laborales. El valor de la primera copia es de $12.00; las copias adicionales no tienen costo.

Certificado de matrimonio

Este documento es una copia certificada del acta de matrimonio que no constituye una licencia. Sin embargo, suele aceptarse como prueba de matrimonio y para otros fines legales.

Antes de hacer la solicitud, es importante tener en cuenta que la DVR emite copias certificadas de actas de matrimonios que ocurrieron a partir del 1 de enero de 2007. Para los matrimonios celebrados antes de esta fecha, es necesario comunicarse con el tribunal de circuito del condado de Maryland donde tuvo lugar el matrimonio o con la oficina de Archivos del Estado de Maryland.​​Ahora bien, si usted hizo la solicitud sin tener en cuenta esta información y la DVR no puede ubicar un registro, la tarifa del certificado no se reembolsa, y en su lugar se proporciona una Certificación de búsqueda de registros.  

Las personas que pueden solicitar un certificado de matrimonio son:

• Cualquiera de los cónyuges nombrados en el registro
• Un representante de cualquiera de los cónyuges nombrado en el registro. (El representante debe mostrar una carta que indique que tiene permiso para obtener una copia del certificado de matrimonio. La carta debe estar firmada por uno de los cónyuges y certificada por un notario público).
• Un abogado que represente a cualquiera de los cónyuges nombrado en el registro. (El abogado debe presentar prueba de que representa al cónyuge).

A junio de 2022, el tiempo de procesamiento usando el sistema VitalChek por entrega rápida es de 5 a 7 días laborales; por correo regular es de 10 a 12 días laborales. El valor de la primera copia es de $12.00; las copias adicionales no tienen costo.

Certificado de nacimiento

Este documento es una copia certificada de un registro de nacimiento que se puede utilizar para viajes, trámites de jubilación, solicitud de pasaportes y de servicios sociales, inscripción escolar y otros fines legales. El certificado se imprime en papel de seguridad y contiene el sello estatal.

Cuando se hace el trámite en la página web siempre se pregunta al solicitante si está ordenando su propio certificado. Esto se debe a que varias agencias solo permiten que las personas que aparecen en el certificado (persona registrada o sus padres) puedan ordenarlo.

Las personas que pueden solicitar un certificado de nacimiento son:

• Aquella que solicita su propio certificado de nacimiento.
• Uno de los progenitores nombrado en el certificado.
• Un tutor designado por el tribunal de la persona nombrada en el certificado.
• Quien puede presentar prueba de tutela sobre la persona nombrada en el certificado.
• Un cónyuge sobreviviente de la persona nombrada en el certificado.
• Un representante de: (1) la persona o padre nombrado en el certificado; o (2) el tutor designado por el tribunal de la persona nombrada en el certificado. El representante debe tener una carta firmada por el individuo, padre o tutor y certificada por un notario público, que indique que el representante tiene permiso para obtener una copia del certificado.

A junio de 2022, si la solicitud se hace mediante el sistema VitalChek, el tiempo de procesamiento por entrega rápida a través de la agencia de correo UPS es de 10 a 15 días laborales; por correo regular a través del United States Postal Service es de 15 a 20 días laborales. El valor de la primera copia es de $10.00; las copias adicionales no tienen costo.

Certificado de defunción

Este documento es una copia certificada del acta de defunción. Este certificado generalmente se puede usar para que los familiares obtengan beneficios del fallecido, reclamar ganancias de seguros, notificar al seguro social y otros fines legales.

La DVR emite copias certificadas de las actas de defunción de las personas que fallecieron en Maryland en 2012 o después. Para obtener copias de los registros de las muertes que ocurrieron antes de ese año, es necesario comunicarse con los Archivos del Estado de Maryland. Si no se puede localizar el registro, la tarifa del certificado no se reembolsa y se proporciona una Certificación de búsqueda de registros.​

Las personas que pueden solicitar un certificado de defunción son:

• Un pariente sobreviviente del difunto, el cual debe probar la relación con fallecido a través de documentos como un certificado de nacimiento, un certificado de matrimonio o un obituario.
• Representante autorizado del difunto, el cual puede presentar una Carta de Administración firmada por el Secretario judicial o validada por el Registro de testamentos, o una Autorización de Liberación firmada por un pariente sobreviviente (que debe incluir una copia de la identificación válida del pariente sobreviviente, el nombre del difunto y un documento que certifique la relación del pariente sobreviviente con el fallecido).
• Director de la funeraria que estaba a cargo de la disposición final del cuerpo del difunto. 

Adicionalmente, si el acta de defunción es para reclamar un seguro u otro tipo de necesidad comercial, debe entregarse documentación como una carta de la compañía de seguros y la escritura o el título de propiedad sobre el bien asegurado.

A junio de 2022, el tiempo de procesamiento usando el sistema VitalChek por entrega rápida es de 10 a 15 días laborales; por correo regular es de 15 a 20 días laborales. El valor de la primera copia es de $10.00; las copias adicionales no tienen costo.

Un registro especial: Certificado Conmemorativo de Nacimiento

Este es un documento legal cuyo objetivo es celebrar un nacimiento o honrar una vida. El certificado está preparado en papel con calidad de reliquia e incluye caligrafía manual, un sello oficial en relieve, la firma del gobernador, una cita la hermana Maura Eichner y un borde colorido que incluye 2 símbolos de Maryland: la flor tunbergia y la Mariposa de la mancha de ajedrez de Baltimore. El valor de la primera copia es de $50.00; las copias adicionales no tienen costo.

Fuentes

Maryland Department of Health. Divorce verification, s.f.

Maryland Department of Health. Request Birth Certificates, s.f.

Maryland Department of Health. Request Marriage Certificates, s.f.

Maryland Department of Health. Request Death and Fetal Death Certificates, s.f.